6 Astuces Pour Se Créer Du Temps Lorsque Son Agenda Est Surchargé

Comment Prioriser ?

1. Identifie les tâches critiques : Liste toutes tes tâches et évalue leur degrée d’urgence et d’importante. Pose-toi cette question : “Quelle est la tâche qui, si je l’accomplis, rendra les autres moins importantes ou inutiles ?”
2. Organise en fonction : Planifie ta journée en te concentrant sur une ou deux tâches prioritaires. Bloque du temps dans ton agenda pour ces tâches et respecte cet engagement.

La matrice d’Eisenhower : la boussole des professionnels

En parlant de prioriser, Eisenhower, tu connais? Oui, l’ancien président US mais pas que! Sépare tes tâches en quatre catégories:

1. Urgent et Important
2. Important mais non urgent
3. Urgent mais non important
4. Ni urgent ni important

Comment l’utiliser ?

1. Créer la matrice : Dessine un carré divisé en quatre sections.
2. Classer tes tâches : Place chaque tâche dans l’une des quatre sections en fonction de son urgence et de son importance.
3. Agir en conséquence :
   • Priorise les tâches urgentes et importantes.
   • Planifie les tâches importantes mais non urgentes.
   • Délègue les tâches urgentes mais non importantes.
   • Élimine les tâches ni urgentes ni importantes.

Cela t’aidera à visualiser où tu dois concentrer tes efforts et ce que tu peux repousser ou ignorer.

La technique Pomodoro : Soit une tomate

Utilise la technique Pomodoro pour structurer ton travail. Cette méthode consiste à travailler pendant 25 minutes suivies de 5 minutes de pause. (5, pas 15! On te connaît 😎)

Pourquoi ça marche ?

1. Concentration intense : Travailler par intervalles de 25 minutes permet de rester concentré sans distraction. C’est un sprint mental digne d’Usan Bolt.
2. Réduction de la procrastination : Savoir que tu n’as à te concentrer que pour une courte période rend le démarrage plus facile.
3. Pausé active : Les pauses régulières évitent l’épuisement et permettent de recharger les batteries.

Comment l’utiliser ?

1. Prépare-toi : Fais une liste des tâches à accomplir. Easy, si tu as ta matrice d’Eisenhower!
2. Régle ton minuteur : Travaille pendant 25 minutes sans interruption. Pas de réseaux sociaux, pas d’e-mails ni Netflix.
3. Pause : Prends 5 minutes pour te détendre, te lever, t’étirer.
4. Cycle complet : Après quatre cycles Pomodoro, prends une pause plus longue de 15 à 30 minutes.

L’externalisation de tâches

Déléguer des tâches à des tiers permet de se concentrer sur les aspects essentiels de ton travail, tu sais, ce qui est le plus proche de ton cœur de métier!

Des plateformes comme Upwork, ou Fiverr te mettent en relation avec des professionnels qualifiés (lis quand même les avis sur chacun d’entre eux avant 😅) qui peuvent assumer ces responsabilités pour toi. Le coût de l’externalisation est souvent compensé par le temps et l’énergie que tu gagnes, te permettant d’investir davantage dans les activités stratégiques et créatives.

Bref, ici l’adage “il faut dépenser pour pouvoir gagner” prend tout son sens…

Automatiser, le nouveau roi!

Là, on t’entend déjà paniquer, car tu sais que c’est du lourd. Le nec plus ultra pour parvenir à te créer du temps facilement. Mais relax, ce n’est pas plus si compliqué que ça.

L’automatisation et le no code sont tes alliés. Pour commencer, examine ton agenda et identifie les tâches répétitives qui peuvent être automatisées. (Le repas chez ta belle-mère, tu peux essayer, mais l’on ne garantit rien 🤗)

Quelles tâches automatiser ?

1. E-mails : Utilise des réponses automatiques pour les demandes fréquentes et des outils comme Boomerang pour programmer l’envoi d’e-mails. Si tu as un CRM, c’est “presque” encore plus simple.
2. Facturation : Utilise des logiciels comme Accountable ou Odoo pour générer et envoyer automatiquement des factures.
3. Gestion des réseaux sociaux : Hootsuite ou Buffer peuvent programmer tes publications à l’avance et même analyser les performances. Par contre, ce n’est pas gratuit.

Comment commencer ?

1. Utilise des outils d’automatisation : Explore des apps comme Make ou Zapier qui connectent différentes applications pour automatiser des flux de travail. Nous, on est fan.
2. Investissement en temps : Prends le temps initial pour configurer ces outils. C’est un investissement qui te fera gagner du temps à long terme.

Les plages horaires dédiées

Ici l’objectif est simple, mais également très efficace (pour peu que tu joues le jeu). Bloque dans ton agenda des plages horaires spécifiques pour les tâches importantes et traite-les comme des rendez-vous non négociables.

Pourquoi des plages horaires ?

1. Concentration accrue : Savoir que tu as du temps réservé pour une tâche te permet de te concentrer pleinement sans interruptions.
2. Routine productive : Avoir des horaires fixes pour des types de tâches crée une routine productive. Et ça, cela fait toute la différence, parole de scout!

Comment les mettre en place ?

1. Analyse ton emploi du temps : Identifie les moments où tu es le plus productif.
2. Bloque ces moments : Réserve ces plages horaires pour tes tâches les plus importantes.
3. Protège-les : Ne laisse personne, y compris toi-même, envahir ces plages horaires. Sois discipliné et respecte cet engagement envers toi-même.

Pour résumer, comment se créer du temps ?

(Re)trouver du temps, c’est avant tout une question de choix et de priorisation. Il n’y a pas de magie ou de truc secret de pro, mais avec de la discipline, les bonnes techniques et le bon mindset, tu peux parvenir à libérer de précieux créneaux dans ton agenda. Ne nous dis pas merci, c’est normal. On est comme ça chez BeWe 🤗

D’ailleurs, si tu as d’autres idées pour te créer plus de temps, partage-les en commentaires 👌

Prêt à devenir le nouveau maître du temps ? Bon courage, et que la force soit avec toi (ou plutôt que le temps soit avec toi).